Leietaker i et av byggene vi forvalter

I forvaltningsoppdraget med oppdragsgivere inngår utleie av lokaler i eiendommene som DNB Næringseiendom forvalter. Vi behandler personopplysninger knyttet til utleie av fast eiendom.

Ved utleie av eiendom, slik som kontor, hotell, butikk-/restaurantlokaler eller leiligheter innhenter vi opplysninger om både leietaker og kontaktperson for leietaker. Opplysningene samler vi inn direkte fra leietaker eller kontaktperson for leietaker, våre interne systemer og offentlige registre.

Leietaker kan både være en juridisk enhet og en privatperson. Kontaktopplysningene må knyttes til en fysisk person slik at vi kan ta kontakt og følge opp leieforholdet.

Vi kredittvurderer leietakere som er enkeltmannsforetak og fysiske personer i forkant av inngåelse av en leiekontrakt. Kredittvurderingen gjennomføres manuelt av oss.

Det er lagt til grunn at det enkelte selskap under forvaltning har et selvstendig behandlingsansvar for personopplysninger knyttet til selskapet, mens DNB Næringseiendom AS i all hovedsak er databehandler.

Formålet med behandlingen av personopplysninger er å tilby og følge opp utleie av lokaler i fast eiendom. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er å kunne inngå og oppfylle avtalen vi har med deg.

Dersom du er en kontaktperson for leietaker, har vi en berettiget interesse i å behandle personopplysningene dine. Den berettigete interessen vår er å følge opp utleie av lokaler i fast eiendom.

• Identifikasjonsinformasjon
• Kontaktopplysninger
• Relasjonsopplysninger
• Finansielle opplysninger

Vi lagrer opplysningene i 13 år etter avsluttet avtaleforhold, i samsvar med lovfestet foreldelsesfrist.

Vi benytter databehandlere i tilknytning til forvaltning av byggene vi leier ut, herunder eksterne systemer for registrering av henvendelser fra leietakere.

Vi kan i henhold til vår rapporteringsplikt utlevere personopplysninger til offentlige myndigheter og registre.

Vi behandler personopplysninger når vi inviterer kunden av det enkelte selskap under forvaltning til et fysisk eller digitalt arrangement. Dette gjør vi for at du som kunde skal nyte godt av en fordel vi tilbyr, møte likesinnede og få tilbud om inspirerende arrangementer.

Det er lagt til grunn at det enkelte selskap under forvaltning har et selvstendig behandlingsansvar for personopplysninger knyttet til selskapet, mens DNB Næringseiendom AS i all hovedsak er databehandler.

Formålet med behandlingen av personopplysninger er å sende invitasjoner om kundearrangementer og kampanjer, samt å gjennomføre disse. Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger er berettiget interesse. Vår berettigede interesse er å kunne vise hvilke muligheter som kan være interessante og gunstige for kundene våre.

Dersom vi serverer mat, bestemmer du selv om du vil registrere allergi eller andre preferanser som du vil at vi skal ta hensyn til.

Dersom du takker ja til et arrangement, kan vi kontakter deg om arrangementet og dets innhold. Det er frivillig å gi en evaluering i etterkant.

• Kontaktopplysninger
• Særlig kategorier av personopplysninger (allergi)

Vi lagrer opplysningene i våre interne systemer i ett år etter at arrangementet er gjennomført.

Vi kan dele personopplysningene dine med eventbyråer som behandler personopplysninger for påmelding og administrasjon av deltakelse og betaling, samt gjennomføring og evaluering av arrangement.

Vi behandler personopplysninger i forbindelse med våre kunde- og markedsundersøkelser. Dette gjør vi ovenfor våre leietakere, investorer og kunder på våre kjøpesentre for å få tilbakemeldinger på hvordan du opplever kundeforholdet ditt hos oss, og for å få innspill til forbedring av tjenestene og produktene våre.

For å velge ut hvem vi skal sende kunde- og markedsundersøkelsene til gjenbruker vi personopplysninger fra våre interne systemer og fra våre digitale flater (apper og nettsider) som du benytter.

Det varierer hvilke typer personopplysninger vi behandler, da det avhenger av hva innsikten vi henter inn skal brukes til. I størst grad behandler vi demografiske kjennetegn som kjønn, alder, bosted/fylke og tilknytningen til kundeprogrammet ditt.

Det er alltid frivillig om du vil svare på undersøkelsene våre.

Det er lagt til grunn at det enkelte selskap under forvaltning har et selvstendig behandlingsansvar for personopplysninger knyttet til selskapet, mens DNB Næringseiendom AS i all hovedsak er databehandler.

Formålet med behandlingen av personopplysninger er å få tilbakemeldinger på hvordan du opplever kundeforholdet hos oss og produktene og tjenestene våre. Vi har en berettiget interesse for denne behandlingen av personopplysninger. Vår berettigete interesse er vårt behov for tilbakemelding slik at vi kan levere så gode tjenester til deg som kunde som mulig.

Du har rett til å protestere mot behandlingen av personopplysninger. For å protestere mot å være gjenstand for kunde- og markedsundersøkelser kan du kontakte servicesenteret i DNB Næringseiendom på epost, servicesenter@dnb.no.

• Kontaktopplysninger
• Relasjonsopplysninger
• Demografiske opplysninger
• Digital adferdsinformasjon

Analysebyrået vi benytter som databehandler sletter kundelister automatisk etter 6 måneder.

Unntaksvis lagres filene i 24 måneder ved oppfølgingsundersøkelser som går over 2 år.

Vi benytter et analysebyrå som databehandler. Analysebyrået mottar personopplysninger fra oss for å gjennomføre kundeundersøkelser på våre vegne.

Vi benytter også ekstern leverandør (databehandler) til å utføre kundetilfredshetsundersøkelser hos våre investorer.

Vi kan være pålagt å behandle personopplysninger både før og dersom en krisesituasjon eller hendelse oppstår i DNB. Det vil være personopplysninger som er relatert til en hendelse som vold, trusler, uønsket atferd eller en ulykke.

Personopplysninger som behandles i denne sammenhengen relaterer seg til selve hendelsen.

Hendelsene kan inneholde både alminnelige personopplysninger, men også særlige kategorier av personopplysninger som eksempelvis helseopplysninger.

Det er lagt til grunn at det enkelte selskap under forvaltning har et selvstendig behandlingsansvar for personopplysninger knyttet til selskapet, mens DNB Næringseiendom i all hovedsak er databehandler.

Formålet med behandlingen er å avdekke og håndtere en krisesituasjon.

Vi er rettslig forpliktet til å behandle personopplysninger til dette formålet, hjemlet særlig i de finansregulatoriske lovpålagte krav til sikkerhet og hendelseshåndtering.

• Kontaktopplysninger
• Relasjonsopplysninger
• Helseopplysninger
• Digital adferdsinformasjon
• Finansielle opplysninger
• Opplysninger om straffbare forhold

Vi lagrer hendelser i våre interne informasjonssystemer som er tilgangsstyrt, og oppbevarer personopplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Noen logger oppbevares 10–15 år i samsvar med våre interne arkiveringsrutiner.

Vi kan dele personopplysninger internt i konsernet for interne saksbehandlingsformål. I tillegg kan vi dele opplysninger med eksterne myndigheter slik som politi.

Videre kan vi dele opplysninger leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne.

Vi bruker kameraovervåking til sikkerhetsformål for å forebygge at uønskede hendelser oppstår, og for å sikre egen håndtering og bevis ved etterforskning av straffbare handlinger. Video- og kameraovervåking er fastmontert og plassert på innsiden og utsiden av byggene våre.

Gjennom videoovervåkningen tar vi opp film/bilder av både ansatte, kunder, gjester og andre tredjeparter.

Antall kameraer i DNB er redusert til et minimum for best mulig å ivareta hensynet til personvernet og hindre unødige opptak. Behovet for kamera er vurdert i forhold til ulike soner og formål. Hvert enkelt kameras dekningsområde blir grundig vurdert, og områder som ikke skal inngå i behandlingen, fjernes.

Opptakene slettes fortløpende i henhold til ulike slettefrister for ulike soner.

Det er lagt til grunn at det enkelte selskap under forvaltning har et selvstendig behandlingsansvar for personopplysninger knyttet til selskapet, mens DNB Næringseiendom AS i all hovedsak er databehandler.

Formålet med behandlingen av personopplysninger er å forebygge og avdekke straffbare handlinger ved overvåking av eiendom som DNB Næringseiendom forvalter. Dette gjelder både av hensyn til sikkerhet for personer, våre verdier og vår eiendom, men også for å håndtere hendelser og straffbare forhold som skulle oppstå.

Formålet er begrunnet i både preventive og reparative hensyn.

Vi har en berettiget interesse for denne behandlingen av personopplysninger. Vår berettigete interesse er å overvåke av hensyn til sikkerhetsformål.

• Bilde
• Video

Vi lagrer bildeopptak som utgangspunkt i 7 dager etter opptakstidspunktet.

Vi deler opplysninger med sikkerhetsleverandøren av løsningen.

Personopplysningene kan også bli delt med politimyndigheter etter begjæring om utlevering.

Når du besøker byggene vi har forvaltningsansvar for og registrerer deg som gjest i våre systemer, behandler vi opplysninger om deg. Personopplysningene vi samler inn, er navnet og telefonnummeret ditt. Dersom du ønsker det, kan du også registrere om du representerer et firma eller er en privatperson.

Dersom du er ansatt i et av byggene vi har forvaltningsansvar for, registrerer vi personopplysninger om deg hver gang du benytter adgangskortet ditt. Opplysningene vi samler inn, er navn, telefonnummer og arbeidsgiveren du jobber for.

Ved adgangsregistrering registrerer vi også tidspunktet du kommer og når du forlater bygget.

Det er lagt til grunn at det enkelte selskap under forvaltning har et selvstendig behandlingsansvar for personopplysninger knyttet til selskapet, mens DNB Næringseiendom AS i all hovedsak er databehandler.

Formålet med behandlingen er å ha kontroll på hvor besøkende befinner seg i byggene våre. Dette gjelder både av hensyn til sikkerhet for personer, våre verdier og vår eiendom, men også for å håndtere hendelser og straffbare forhold som skulle oppstå. Formålet er begrunnet i både preventive og reparative hensyn.

Vi har en berettiget interesse for denne behandlingen av personopplysninger. Vår berettigete interesse er å ha kontroll på hvor besøkende befinner seg i byggene våre.

• Kontaktopplysninger
• Adferdsinformasjon

Dersom du som gjest ønsker at systemet skal huske informasjonen som er lagt inn, kan du samtykke til det.

Vi lagrer personopplysninger tilknyttet gjesteregistrering i 45 dager.

Vi deler opplysninger med sikkerhetsleverandøren av løsningen.

Personopplysningene kan også bli delt med politimyndigheter etter begjæring om utlevering.

Vi behandler personopplysninger for å hevde de kontraktsrettslige rettighetene våre, og for å beskytte omdømmet vårt og de økonomiske interessene våre.

Vi gjenbruker personopplysninger fra de interne systemene våre slik at vi kan behandle klager, tvister og rettslige prosesser for inndriving av krav eller andre tvistespørsmål. Hvilken type personopplysninger vi behandler, avhenger av DNB-advokatenes vurdering av hva som er nødvendig for å belyse den enkelte saken.

Under hele kundeforholdet ditt og etter at avtalen din opphører, er det nødvendig at vi lagrer og har tilgang til å gjenbruke personopplysninger om deg, i tilfelle det skulle oppstå en klage eller en rettslig tvist. Uten lagring av sakshistorikk vil det ikke være mulig for oss å håndtere klager, tvister og andre rettslige prosesser.

Vi har advokater internt i DNB som leverer advokattjenester til konsernet. DNB-advokatene behandler kun personopplysninger om kundene våre dersom det er relevant for saken de vurderer. 

Det er lagt til grunn at det enkelte selskap under forvaltning har et selvstendig behandlingsansvar for personopplysninger knyttet til selskapet, mens DNB Næringseiendom AS i all hovedsak er databehandler.

DNB Næringseiendom vil være ansvarlig for behandlingen av opplysninger der DNB Næringseiendom er part i saken.

Formålet med behandlingen av personopplysninger er å hevde de kontraktsrettslige rettighetene våre, og beskytte omdømmet vårt og de økonomiske interessene våre. Vi har en berettiget interesse for denne behandlingen av personopplysninger. Den berettigede interessen vår er å ivareta DNBs økonomiske rettigheter etter avtalen med kunde.

Behandlingen skjer også på grunnlag av vår plikt til å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Vi har også en berettiget interesse i å kunne behandle personopplysninger for at advokatene skal kunne gi juridisk rådgivning.

Det er saksavhengig hvilke personopplysninger vi behandler for dette formålet.

Oppbevaringsbehovet knyttet til beskyttelse av egen rettsstilling, vil knytte seg til risikoen forbundet med produktet, samt de absolutte foreldelsesfristene, jf. foreldelsesloven.

Dersom foreldelsesfristen utløper, vil opplysningene kunne slettes for dette formålet. Dersom foreldelsesfristen brytes, må opplysningene oppbevares så lenge saken påløper og inntil 20 år etter sakens avslutning, i henhold til lovpålagt lagringsplikt for tvistesaker ført av advokat

Vi kan dele personopplysningene dine med domstoler, eksterne advokater/parter og offentlige myndigheter.