Usikker på hva som skal inn i stiftelsesdokumentet og vedtektene? Her kommer en rask og enkel punkt-for-punkt gjennomgang.
Når du skal stifte AS må du lage stiftelsesdokument og vedtekter. En av de enkleste måtene å få ordnet disse dokumentene på er å generere dem elektronisk via Altinn, da vil de automatisk oppfylle aksjelovens minstekrav (12).
Man kan også benytte maler som fyller minstekravene. Vi får ofte spørsmål om enkelte av punktene i dokumentene, så i denne gjennomgangen skal vi kort se på hvordan fylle ut Altinns populære maler for stiftelsesdokument og vedtekter. Bruk gjerne denne artikkelen som støtte i det du faktisk fyller ut dokumentene.
Stiftelsesdokumentet
Selskapets foretaksnavn skal være
Rett og slett navnet på selskapet ditt. For enkeltpersonsforetak må ditt etternavn være med i navnet. For alle andre skal selskapsform være med i navnet (Bedriften AS, Foretaket DA). Sjekk på Brønnøysundregistrene først så du er sikker på at navnet du ønsker deg ikke er tatt. Les mer om øvrige navneregler her.
Stiftere og aksjetegning
Før opp navn, adresse og fødelsnummer på alle stifterne, det vil si alle som skal ha en andel av aksjene. Dersom aksjonæren er et selskap og ikke en person, før opp foretaksnavn og organisasjonsnummer.
Aksjeeier betaler kroner ______ for hver aksje
Vi får mange spørsmål om dette punktet, men det er ganske enkelt. Kroner per aksje finner du ved å ta aksjekapitalen din (minimum kr 30 000) og dele på antall aksjer du ønsker. Så om du har 1000 aksjer blir det 30 000 kr / 1000 aksjer = 30 kr per aksje.
Stifterne bestemmer selv hvor mange aksjer de ønsker å fordele aksjekapitalen på. Det kan likevel være upraktisk å ha veldig få aksjer – eksempelvis bare én aksje når det er én aksjonær. Dette vil gjøre det mer komplisert ved arveskifte, emisjon eller dersom ansatte eller andre skal kjøpe seg inn.
Er man tre aksjonærer som skal eie likt vil det naturlig nok være lurt å velge et antall aksjer som kan deles på tre, f.eks. 300 eller 1200.
Summa summarum – du velger selv, men bruk sunn fornuft. Erfaringsmessig velger de fleste et sted mellom 100 og 1000 aksjer.
Aksjene skal betales innen den _____
Her skriver du en frist for når aksjekapitalen skal være innbetalt. Velg gjerne her en frist noen uker frem i tid, slik at banken rekker å åpne en konto selv om det skulle oppstå forsinkelser eller være feil i dokumentene. Aksjene kan godt betales før fristen, men er fristen overgått kan man måtte lage nye stiftelsesdokumenter.
Selskapet skal dekke omkostningene ved stiftelsen av selskapet som følger
I det første punktet (Gebyr Foretaksregisteret) skriver du kr 5570, som i skrivende stund (09.2016) er gjeldende avgift for registrering i foretaksregisteret. Dette betales når du får en faktura etter stiftelse.
Under honorar skriver du eventuelt honorar til regnskapsfører eller andre som har hjulpet deg med stiftelsen. De aller fleste stifter selv, og skriver derfor 0.
I henhold til ovenstående tegnet stifterne seg for aksjer som følger
Her skriver du navn på hver av aksjonærene og antall aksjer de skal ha ganget med prisen per aksje.
Vedtekter
Dette punktet i stiftelsesdokumentet presiserer bare at vedtektene legges ved som et eget dokument, men er å anse som en del av stiftelsesdokumentet. Ikke nødvendig å skrive noe her.
Valg av styre og eventuelt revisor
Et styre kan ha flere medlemmer, eller bare ett. Mange starter aksjeselskap alene og spør om de kan være eneste styremedlem, så svaret her er altså er klart ja. Er det bare et styremedlem blir dette medlemmet automatisk styreleder.
Det er ikke lenger noe krav om mer enn ett styremedlem dersom man omsetter over en viss sum. Imidlertid kan det komme krav om flere styremedlemmer dersom en med tiden får mer enn 30 ansatte.
Det er heller ikke pålagt med varamedlem, men det kan være fornuftig, spesielt om styret bare har ett medlem. Det er ikke ukjent at selskaper med kun et styremedlem kan få styringsproblemer dersom vedkommende blir syk eller er fraværende.
Revisor
Aksjeselskap trenger ikke revisor dersom:
Dette betyr at de aller fleste nyetablerte selskaper ikke trenger revisor. Dette må vedtas av styret. En styremøteprotokoll på dette må vedlegges når dere registrer selskapet i Samordnet registermelding.
Vedtektene
§1, §2 og §4 er selvforklarende.
§3 Selskapets virksomhet
Her skriver du inn selskapets formål, det vil si hva selskapet ditt skal tjene penger på. Dersom du skal holde på med mer enn én type virksomhet skriver du først hva du tror du vil gjøre mest. Det er dette som vil definere hvilken næringskode du får. Det er viktig at beskrivelsen er dekkende for alt selskapet gjør.
§1-4 dekker aksjelovens minstekrav til vedtekter. I tillegg kan stifterne fritt vedta øvrige regler som skal gjelde for selskapet, så fremt ikke disse strider mot ufravikelige lover.
Èn praktisk vedtekt som flere bør tenke på er å gi en eller flere personer signaturrett på selskapet. Uten dette må hele styret signere avtaler for selskapet, noe som kan være upraktisk og føre til store forsinkelser om man har mange i styret.
Denne vedtekten kan eksempelvis formuleres slik:
§5 «Selskapets firma tegnes av (daglig leder alene / styrets leder alene / styrets medlemmer hver for seg /styrets leder og ett styremedlem i fellesskap /to styremedlemmer i fellesskap)»
Andre eksempler på ting som kan reguleres i vedtektene kan være å angi antall styremedlemmer, hvilke saker som skal behandles på den ordinære generalforsamlingen, eller hvorvidt aksjene skal være fritt omsettelige.
Ønsker en å regulere forhold av betydning i vedtektene kan det være fornuftig å få hjelp av fagpersoner.